Über die Möglichkeiten der Beglaubigung offizieller Dokumente und Unterschriften in Deutschland

In den Ausgaben 5 und 6 der Zeitschrift „PARTNER-NORD“ erschien mein Artikel „Konsularische Legalisation und Apostille“, in dem es um die Möglichkeiten der Beglaubigung offizieller Dokumente ging, die in den Staaten der ehemaligen UdSSR ausgestellt wurden und bei deutschen Behörden vorgelegt werden sollen.

Der vorliegende Artikel setzt diese Reihe fort. Er behandelt nicht nur die theoretische, sondern vor allem die praktische Seite der im Artikel „Konsularische Legalisation und Apostille“ dargestellten Informationen – mit Blick auf die Besonderheiten der Legalisation von Dokumenten, die in Deutschland ausgestellt und in den Staaten der ehemaligen UdSSR verwendet werden sollen.

Nahezu alle im Ausland lebenden Bürger aus den Staaten der ehemaligen UdSSR standen schon mindestens einmal vor der Aufgabe, verschiedene Dokumente (Vollmachten, Erklärungen, Anträge, Gesuche usw.) in ihrer Muttersprache oder in einer ihnen gut verständlichen Sprache korrekt und schnell zu erstellen, um sie anschließend in einem dieser Staaten zu verwenden.

Viele von ihnen glauben, dass sich diese Aufgabe nur in der konsularischen Vertretung ihres Herkunftslandes in Deutschland lösen lässt. Das ist ein Irrtum, der in bestimmten Fällen zu nicht wiedergutzumachenden Folgen führen kann.

Betrachten wir also die wichtigsten Wege, ein Dokument zu erstellen und das Dokument bzw. die Unterschrift darunter beglaubigen zu lassen, mit ihren Vor- und Nachteilen – am Beispiel einer Vollmacht, die in Deutschland erstellt und beglaubigt wird und später in einem der Staaten der ehemaligen UdSSR verwendet werden soll.

Erster Weg:

Sie suchen die konsularische Vertretung Ihres Herkunftslandes auf, und der Konsul oder ein anderer dazu befugter Konsularbeamter beglaubigt das von Ihnen benötigte Dokument oder Ihre Unterschrift darunter. Ein auf diese Weise beglaubigtes Dokument bedarf für die Verwendung in Ihrem Herkunftsland keiner weiteren Legalisation.

Vorteile:

- der wesentliche Teil der Vollmacht ist von den Konsularbeamten bereits in einer für Sie verständlichen Sprache vorformuliert; Sie müssen nur noch Ihre persönlichen Daten und die Daten des Bevollmächtigten eintragen und unterschreiben;

- ein so unterzeichnetes Dokument bedarf keiner weiteren Legalisation;

- die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel einen Tag.

Nachteile:

- nicht alle Bürger, die eine Vollmacht oder ihre Unterschrift beglaubigen lassen möchten, wohnen am Sitz der konsularischen Vertretung; das bedeutet zusätzliche Fahrtkosten und mitunter erhebliche körperliche Strapazen (nicht jeder kann stundenlang in einer langen Schlange unter sengender Sonne oder im kalten Herbstregen ausharren);

- nicht alle Konsulate nehmen Bürger an, die nicht konsularisch registriert sind;

- ausländische Staatsangehörige zahlen in den Konsulaten anderer Staaten für dasselbe Dokument mindestens doppelt so viel wie die Staatsangehörigen dieser Staaten;

- dem Konsul stehen nur etwa ein Dutzend erprobter Vollmachtsmuster zur Verfügung. Es ist also durchaus möglich, dass Sie zum Konsulat fahren, Ihr Ziel aber nicht erreichen. Gibt es für das von Ihnen benötigte Dokument kein Muster, bleiben zwei Möglichkeiten: Entweder Sie verlassen das Konsulat ohne das benötigte Dokument, oder der Konsul schlägt Ihnen vor, das Dokument selbst zu verfassen, und beglaubigt es bzw. Ihre Unterschrift. In diesem Fall besteht jedoch eine große Wahrscheinlichkeit, dass der Notar am Verwendungsort das Dokument zurückweist. Das liegt in den meisten Fällen nicht an mangelnder Aufmerksamkeit oder fehlendem Willen der Konsulatsmitarbeiter, sondern daran, dass der Konsul in der Zeit, die er für Ihren „Sonderfall“ aufwenden müsste, zehn anderen Bürgern helfen kann, deren Anliegen sich mit Standarddokumenten erledigen lassen.

Zweiter Weg:

Sie suchen einen beliebigen deutschen Notar auf, der auf Ihren Wunsch das benötigte Dokument in deutscher Sprache erstellt und Ihre Unterschrift darunter beglaubigt. Nach einer solchen Beglaubigung des Dokuments oder der Unterschrift durch einen deutschen Notar muss das Dokument zusätzlich mit der Apostille versehen oder konsularisch legalisiert werden.

Vorteile:

- Sie müssen keine weite Anreise auf sich nehmen, um das Dokument oder Ihre Unterschrift beglaubigen zu lassen, und müssen nicht stundenlang in einer zermürbenden Schlange stehen;

- erhebliche Ersparnis bei den Fahrtkosten und Schonung der eigenen Gesundheit sowie der Ihrer Angehörigen;

- die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ein bis drei Tage (einschließlich der Erteilung der Apostille).

Nachteile:

- nicht jeder kann sich mit einem deutschen Notar verständigen, was zusätzliche Kosten für einen Dolmetscher verursacht;

- der gesamte Text des vom deutschen Notar erstellten Dokuments sowie alle Siegel und Stempel müssen anschließend in die jeweilige Amtssprache übersetzt werden, was wiederum zusätzliche Kosten für die Übersetzung und die Beglaubigung der Richtigkeit dieser Übersetzung im Konsulat mit sich bringt. Alternativ kann die Übersetzung des vom deutschen Notar erstellten Dokuments am Verwendungsort angefertigt und die Unterschrift des Übersetzers dort von einem örtlichen Notar beglaubigt werden;

- deutsche Notare sind verpflichtet, Dokumente nach deutschem Recht oder nach internationalen Normen zu erstellen. Das deutsche Recht und die internationalen Normen stimmen jedoch nicht immer mit den gesetzlichen Anforderungen der einzelnen Staaten der ehemaligen UdSSR überein, sodass ein so erstelltes Dokument im Verwendungsland stets zurückgewiesen werden kann;

- nicht jeder weiß, welche deutschen Behörden die Apostille erteilen.

Dritter Weg:

Sie lassen das Dokument in einer für Sie verständlichen Sprache von einem Juristen erstellen, der seine juristische Ausbildung in einem der Staaten der ehemaligen UdSSR erworben hat und über die Zulassung (Erlaubnis) eines deutschen Landgerichts oder Amtsgerichts zur Rechtsberatung im Recht des Landes verfügt, in dem das Dokument verwendet werden soll – oder Sie fordern ein Muster des Dokuments am künftigen Verwendungsort an – und lassen anschließend Ihre Unterschrift von einem deutschen Notar beglaubigen. Nach der Unterschriftsbeglaubigung durch den deutschen Notar muss das Dokument zusätzlich mit der Apostille versehen oder konsularisch legalisiert werden.

Vorteile:

- Sie müssen keine weite Anreise auf sich nehmen, um Ihre Unterschrift unter dem benötigten Dokument beglaubigen zu lassen, und müssen nicht stundenlang in einer zermürbenden Schlange stehen;

- erhebliche Ersparnis bei den Fahrtkosten und Schonung der eigenen Gesundheit sowie der Ihrer Angehörigen;

- ein auf diese Weise erstelltes und unterzeichnetes Dokument ist für den Bürger deutlich günstiger als ein im Konsulat und erst recht als ein bei einem deutschen Notar erstelltes und unterzeichnetes Dokument;

- für die Übersetzung des Notarsiegels und der Apostille müssen in Deutschland keine Fachleute mit vertieften Deutschkenntnissen hinzugezogen werden;

- die Bearbeitungszeit beträgt in der Regel ein bis drei Tage (einschließlich der Erteilung der Apostille).

Der dritte Weg der Erstellung und Beglaubigung eines Dokuments bzw. der Unterschrift darunter hat praktisch keine Nachteile, die mit erheblichem finanziellem oder körperlichem Aufwand verbunden wären. In manchen Fällen lässt er sich dennoch nicht anwenden – nämlich dann, wenn der Notar nicht die Unterschrift des Mandanten, sondern den Inhalt des Dokuments beurkunden muss. In einem solchen Fall sollten Sie sich an einen Juristen wenden, der Ihnen erklärt, wie sich Probleme vermeiden lassen.

Ein verbreiteter Irrtum:

Viele Bürger haben eine unbegründete Scheu vor dem dritten Weg, weil sie überzeugt sind, der deutsche Notar werde die Beglaubigung eines so erstellten Dokuments mit Sicherheit verweigern, da er die Sprache nicht versteht, in der es verfasst ist. Diese Sorge ist unbegründet: Der Notar beglaubigt nicht den Text des Dokuments, sondern die Unterschrift darunter. Die Verantwortung für den Inhalt trägt daher nicht der Notar, sondern die Person, die das Dokument unterzeichnet hat. Der Notar bezeugt lediglich, dass eine bestimmte Person das Dokument unterschrieben hat. Diese Form der Beglaubigung ist zudem im deutschen Recht ausdrücklich vorgesehen.

Ich möchte die Leserinnen und Leser daran erinnern, dass die Legalisation (Erteilung der Apostille oder konsularische Legalisation) von Dokumenten, die von den zuständigen deutschen Stellen ausgestellt wurden, durch folgende Behörden erfolgt:

a) gerichtliche und notarielle Urkunden – der Präsident des Landgerichts (Amtsgerichts);

b) Urkunden von Verwaltungsbehörden (z. B. Personenstandsurkunden, Meldebescheinigungen) – die Bezirksverwaltung (Regierungspräsident, Präsident des Verwaltungsbezirks/Bezirksregierung, Polizeidirektion). In Bundesländern ohne Regierungsbezirke fällt die Beglaubigung in die Zuständigkeit der Landesinnenministerien, in Bremen und Hamburg der Senatsverwaltung bzw. der Innenbehörden. In Berlin ist das Standesamt I für die Vorbeglaubigung von Urkunden bzw. die Erteilung der Apostille zuständig, in Rheinland-Pfalz die Aufsichts- und Dienstleistungsdirektion in Trier, in Thüringen das Landesverwaltungsamt in Weimar;

c) Handelsdokumente – die Industrie- und Handelskammern;

d) polizeiliche Führungszeugnisse – der Generalbundesanwalt – Bundeszentralregister in Bonn.

Sehr geehrte Leserinnen und Leser, ich möchte Sie darauf hinweisen, dass sich in der russischsprachigen Presse derzeit zahlreiche Anzeigen unseriöser Anbieter finden, die notarielle Dienstleistungen oder die Erstellung von Vollmachten anbieten. Ich bitte Sie dringend um Vorsicht gegenüber solchen „Firmen/Zentren/Büros“: In Deutschland gibt es keinen einzigen russischen, ukrainischen, kasachischen usw. Notar – in Deutschland gibt es ausschließlich deutsche Notare. Selbst die Personen, die in den Konsulaten der Staaten der ehemaligen UdSSR notarielle Handlungen vornehmen, sind im eigentlichen Sinne keine Notare, sondern Konsularbeamte, die kraft Gesetzes notarielle Funktionen ausüben.

Falls Sie sich bereits an eine solche „Firma/ein solches Zentrum/Büro“ gewandt haben oder dies beabsichtigen, rate ich Ihnen, sich zunächst zu vergewissern, dass mindestens einer der Mitarbeiter, der für Sie ein notarielles Dokument erstellt oder erstellen soll, über eine Erlaubnisurkunde zur Rechtsberatung im Recht der Staaten der ehemaligen UdSSR verfügt. Fragen Sie, an welcher Hochschule dieser Berater seinen Abschluss erworben hat und welches Gericht ihm die Erlaubnis erteilt hat, und verlangen Sie eine Rechnung über die erbrachten Leistungen sowie eine Quittung über die von Ihnen gezahlten Beträge. Wird auch nur eine dieser Forderungen ignoriert, haben Sie es mit Hochstaplern zu tun, die unerlaubt Rechtsdienstleistungen erbringen. Haben Sie die „Leistungen“ einer solchen unseriösen „Firma/eines solchen Zentrums/Büros“ bereits bezahlt, haben Sie das gesetzliche Recht, das gezahlte Geld zurückzufordern – auch wenn die Leistung bereits erbracht wurde.

Volodymyr Shapoval

Jurist, Berater für das Recht der Staaten der ehemaligen UdSSR