Häufige Fragen zur Erteilung von Vollmachten für die Verwendung in einem Land der ehemaligen UdSSR

Immer wieder wenden sich Mandanten an unsere Kanzlei in Hannover mit der Bitte, eine Vollmacht zu errichten, die später in einem der Länder der ehemaligen UdSSR verwendet werden soll.

In diesem Beitrag beantworten wir die häufigsten Fragen rund um die Erteilung von Vollmachten: wofür und in welchen Fällen eine Vollmacht erteilt werden kann, was Sie bei späteren Rechtsgeschäften auf ihrer Grundlage beachten sollten und welche Schwierigkeiten im Verhältnis zwischen Vollmachtgeber und Bevollmächtigtem auftreten können.

In welchen Fällen wird eine Vollmacht erteilt?

Im Leben kommt es häufig vor, dass jemand seine Rechte nicht persönlich wahrnehmen kann oder möchte – etwa weil er sich in einer anderen Stadt oder einem anderen Land aufhält, aus gesundheitlichen Gründen, mangels der erforderlichen Kenntnisse, aus Zeitmangel oder schlicht, weil er sich nicht selbst um Formalitäten kümmern, Behörden aufsuchen und in Warteschlangen stehen möchte. Wer in der Lage ist, einen professionellen Vertreter zu bezahlen, darf dies selbstverständlich tun.

Muss der Bevollmächtigte bei der Unterzeichnung der Vollmacht anwesend sein?

Die Vollmacht ist ein einseitiges Rechtsgeschäft; für ihre Errichtung genügt daher allein der Wille des Vollmachtgebers. Die Anwesenheit des Bevollmächtigten bei der Unterzeichnung ist nicht erforderlich. Es genügt, seinen Nachnamen, Vornamen, Vatersnamen und seine Anschrift sowie in manchen Fällen seine Passdaten anzugeben.

Bei wem und in welcher Form muss eine Vollmacht errichtet werden?

Eine Vollmacht ist stets ein schriftliches Dokument. In vielen Fällen muss sie nicht nur schriftlich abgefasst, sondern auch notariell beurkundet werden. Die Praxis zeigt: Damit der Bevollmächtigte keine Schwierigkeiten beim Nachweis seiner Befugnisse bekommt, sollte jede Vollmacht besser notariell errichtet werden.

In Deutschland gibt es jedoch weder russische noch ukrainische noch kasachische Notare. Wer eine Vollmacht für die Erledigung eines Auftrags in einem Land der ehemaligen UdSSR erteilen möchte, kann sich daher entweder an das zuständige Konsulat oder an einen deutschen Notar wenden.

Was muss in einer Vollmacht angegeben werden?

Eine Vollmacht muss enthalten:

• das Ausstellungsdatum (in Worten) – ohne Datum ist die Vollmacht unwirksam
• Nachname, Vorname, Vatersname und Anschrift des Vollmachtgebers und des Bevollmächtigten
• die Geltungsdauer (die Höchstdauer kann 3 Jahre betragen (Kasachstan); ist keine Frist angegeben, gilt die Vollmacht 1 Jahr). In der Ukraine gilt eine Vollmacht ohne Fristangabe bis zu ihrem Widerruf oder bis zur Erledigung des Auftrags
• die Möglichkeit der Untervollmacht, d. h. der Übertragung der Befugnisse durch den Bevollmächtigten auf Dritte (ist dieses Recht nicht ausdrücklich aufgeführt, gilt die Vollmacht als ohne Recht zur Untervollmacht erteilt)
• den Umfang der dem Bevollmächtigten eingeräumten Befugnisse

Die Festlegung der Befugnisse sollte mit Bedacht erfolgen. In den meisten Fällen kann der Notar oder ein Jurist diese Aufstellung nach den Angaben des Vollmachtgebers selbst erstellen. Im Konsulat werden Standardvorlagen verwendet, die für die häufigsten Situationen entwickelt wurden. Wir empfehlen daher, den im Konsulat vorgeschlagenen Text der Vollmacht zunächst sorgfältig zu lesen, um sicherzugehen, dass er wirklich zu Ihrem Anliegen passt, keine benötigte Befugnis fehlt und Sie umgekehrt nichts bevollmächtigen, was Sie gar nicht beabsichtigt haben. Nicht selten wird für ein einzelnes Geschäft unüberlegt eine Generalvollmacht erteilt, die zur Verfügung über jegliches Vermögen und zur Vornahme beliebiger Handlungen im Namen des Vollmachtgebers berechtigt. Als Verkäufer einer Wohnung können Sie Ihrem Vertreter beispielsweise die Befugnis erteilen, die Anzahlung entgegenzunehmen, die Unterlagen für die Eintragung des Eigentums vorzubereiten, den Vertrag beim Notar zu unterzeichnen und den Kaufpreis in Empfang zu nehmen. Der Käufer kann seinen Bevollmächtigten mit der Übergabe des Geldes an den Verkäufer, der Unterzeichnung des Vertrags und der Eintragung des Eigentums an der Immobilie beauftragen.

Wann endet die Geltung einer Vollmacht?

Die Vollmacht erlischt (häufig auch gegen den Willen des Vollmachtgebers oder des Bevollmächtigten) durch:

• Ablauf der in der Vollmacht bestimmten Frist
• Vornahme aller in der Vollmacht vorgesehenen Handlungen (wurde z. B. der Verkauf einer Wohnung aufgrund einer eigens hierfür erteilten Vollmacht abgewickelt, erlischt die Vollmacht und wird bei der Beurkundung oder Eintragung des Geschäfts in der Regel eingezogen)
• Widerruf der Vollmacht durch den Vollmachtgeber (ein Widerruf ist jederzeit möglich)
• Verzicht des Bevollmächtigten (auch der Verzicht auf die Vollmacht ist jederzeit zulässig)
• Tod des Vollmachtgebers oder seine Erklärung für geschäftsunfähig, beschränkt geschäftsfähig oder verschollen
• Tod des Bevollmächtigten oder seine Erklärung für geschäftsunfähig, beschränkt geschäftsfähig oder verschollen

Der Vollmachtgeber kann die Vollmacht widerrufen, wenn er sich entschließt, an dem Geschäft doch nicht teilzunehmen, oder wenn er erfährt, dass der Bevollmächtigte seine Interessen nicht wahrt. Gründe für den Widerruf muss er grundsätzlich niemandem nennen. Um eine notariell errichtete Vollmacht zu widerrufen, ist ein schriftlicher Antrag bei dem Notar zu stellen, der sie beurkundet hat. Über den Widerruf muss der Vollmachtgeber den Bevollmächtigten sowie die ihm bekannten Dritten informieren, gegenüber denen die Vollmacht zur Vertretung erteilt wurde. Es schadet nicht, auch die Notarkammer und das Immobilienzentrum am Ort des geplanten Geschäfts über den Widerruf in Kenntnis zu setzen. Erlischt die Vollmacht durch den Tod des Vollmachtgebers, obliegt die Pflicht zur Benachrichtigung des Bevollmächtigten und Dritter den Erben. Mit dem Erlöschen der Vollmacht verliert auch eine auf ihrer Grundlage erteilte Untervollmacht ihre Wirkung. Nach dem Erlöschen der Vollmacht hat der Bevollmächtigte oder sein Rechtsnachfolger die Vollmachtsurkunde unverzüglich zurückzugeben. Nicht selten entzieht sich ein unredlicher Bevollmächtigter der Rückgabe und versucht, auf Grundlage der erloschenen Vollmacht ein Geschäft vorzunehmen – oder tut dies tatsächlich. Umso wichtiger ist es, den Bevollmächtigten rechtzeitig und in nachweisbarer Form zu benachrichtigen. Geschäfte, die aufgrund einer zuvor widerrufenen Vollmacht vorgenommen werden, entfalten keine rechtlichen Wirkungen, wenn der Bevollmächtigte oder die Dritten, gegenüber denen die Vollmacht erteilt wurde, vom Erlöschen wussten oder hätten wissen müssen. Wusste der Vertreter zum Zeitpunkt des Geschäfts jedoch nichts vom Erlöschen seiner Befugnisse und konnte er davon auch nichts wissen (was er höchstwahrscheinlich geltend machen wird), bleiben die aus dem Geschäft entstandenen Rechte und Pflichten wirksam.

Was sollten Sie bei der Erteilung einer Vollmacht wissen?

Wer sich entschließt, einen Bevollmächtigten einzusetzen, sollte auf Folgendes achten:

• Wählen Sie den Bevollmächtigten mit Sorgfalt aus. Befugnisse für wichtige Geschäfte sollten nur Verwandten, guten Bekannten oder Mitarbeitern von Unternehmen (Kanzleien, Immobilienbüros) übertragen werden, denen Sie persönlich uneingeschränkt vertrauen
• Müssen Sie auf einen Ihnen wenig bekannten Bevollmächtigten zurückgreifen, bedenken Sie, dass die Vollmacht der Vertretung in Ihrem Namen gegenüber Dritten dient. Sie belegt zwar den Abschluss eines Auftragsverhältnisses, sagt aber nichts über den Umfang der gegenseitigen Verpflichtungen aus. Um Missverständnisse zu vermeiden, empfehlen wir, zusammen mit der Vollmacht auch einen Auftragsvertrag zu schließen, in dem die konkreten Pflichten des Bevollmächtigten, der Umfang seiner Haftung Ihnen gegenüber sowie Zahlungsweise und Höhe der Vergütung (sofern eine gezahlt wird) festgelegt werden
• Achten Sie auf den Umfang der Befugnisse, die Sie mit der Vollmacht übertragen. Mit einer Prozessvollmacht nach Standardmuster übertragen Sie unter Umständen auch das Recht, zugesprochenes Vermögen und Geld in Empfang zu nehmen – was für Sie möglicherweise gar nicht erforderlich ist. Der Vollmachtgeber hat das Recht, in der Vollmacht festzulegen, dass sie ohne bestimmte Befugnisse erteilt wird, z. B. „ohne Recht zum Geldempfang“ oder „ohne Recht zur Entgegennahme einer Anzahlung“. Denn nichts hindert den Bevollmächtigten daran, aufgrund einer Vollmacht zum Verkauf einer Wohnung von einem Kaufinteressenten eine Anzahlung entgegenzunehmen; verweigert er anschließend den Abschluss des Kaufvertrags oder scheitert das Geschäft aus seinem Verschulden, muss der Vollmachtgeber die Anzahlung in doppelter Höhe zurückzahlen, da alle Rechte und Pflichten aus der Anzahlungsvereinbarung unmittelbar in seiner Person entstanden sind.
• Die Erteilung einer Vollmacht bedeutet nicht, dass Sie Ihr Recht zur Vornahme des Geschäfts abgegeben haben, solange sich die Vollmacht beim Bevollmächtigten befindet. Sie können das Geschäft jederzeit persönlich vornehmen. Was sollten Sie wissen, wenn Sie Befugnisse aus einer Vollmacht übernehmen?
• Alle Handlungen aufgrund der Vollmacht sind gewissenhaft auszuführen – so, als würden Sie in eigener Sache handeln
• Behalten Sie die Geltungsdauer der Vollmacht im Blick. Ein versäumter Termin ist ein sehr häufiger Grund dafür, dass ein Geschäft nicht zustande kommt – denn den Vollmachtgeber für eine neue Vollmacht zu erreichen, gelingt oft erst spät oder gar nicht.
• Seien Sie vorsichtig bei der Einschätzung der Person des Vollmachtgebers. Hatte das Geschäft einen kriminellen Hintergrund oder rechtswidrige Folgen (auch wenn Sie davon nichts wussten, was durchaus möglich ist) und ist der Vollmachtgeber bei Bekanntwerden dieses Umstands nicht auffindbar, können die zuständigen Behörden eine Reihe unangenehmer Fragen an Sie richten
• Verlieren Sie die Vollmacht nicht. Wurde sie notariell errichtet, kann nur der Vollmachtgeber selbst eine Zweitausfertigung erhalten
• Kaufen Sie nichts „per Vollmacht“. Üblicherweise geschieht dies in der Absicht, das erworbene Vermögen später umzuschreiben, weiterzuverkaufen oder schlicht an den Kosten der Abwicklung zu sparen – wobei das Geld oft ohne jede Quittung übergeben wird. Wer billig kauft, kauft zweimal. Wie bereits gesagt, kann der Vollmachtgeber die Vollmacht jederzeit widerrufen, Sie können sie verlieren, eine neue wird Ihnen niemand ausstellen, der Vollmachtgeber kann schlicht versterben – und Sie haben es dann mit seinen Erben zu tun, die keineswegs verpflichtet sind, Ihnen das bereits gekaufte Vermögen zu übertragen